Todoist : arrêtez la procrastination !
Todoist : des tâches organisées pour une meilleure productivité
Des choses à faire, on en a tous en pagaille, que ce soit au niveau professionnel ou au niveau personnel. Que ce soit un document transmis par mail dont nous devons vérifier le bon suivi, un article à écrire pour notre blog, un appel à passer à un pote, le lait à aller chercher après le taf… on a une foultitude de choses à se rappeler à tel point qu’il devient parfois compliqué de tout gérer, de tout se rappeler. Autrefois, on se faisait une liste de choses à faire qu’on collait au frigo ou sur le sous-main du bureau. Aujourd’hui, nous avons beaucoup d’applis qui permettent de gérer ses listes et qui peuvent nous suivre partout. Todoist en est une et c’est l’une des plus efficaces que j’ai pu tester.
Le premier avantage de Todoist est qu’il est d’une simplicité presque enfantine sans sacrifier à la puissante. S’il semble si semble c’est parce qu’il vous permet de vous exprimer à lui en langage naturel. Nous y reviendrons un peu plus bas. Parlons d’abord de l’organisation de vos choses à faire. Il faut leur conférer une structure : cela permet par exemple de classer les choses à faire par thème. Sur Todoist, on appelle ces thèmes des projets. Vous pouvez par exemple avoir un projet intitulé Personnel, un autre appelé Travail. Dans chaque thème, si vous êtes un peu tatillon, vous pouvez créer des sous-thèmes. Par exemple, dans le projet Travail, vous pouvez créer un sous-projet Documents à suivre et un dossier A faire. Dans le projet Personnel, vous pouvez avoir Liste des courses, Articles à publier, Films à regarder, A faire. Ces sous-projet étant subordonnés aux projets, un clic sur un projet principal vous permettra de voir la liste de toutes les choses à faire dans les sous-projets. C’est très visuel et particulièrement clair.
Todoist vous permet aussi d’utiliser un système un système d’étiquettes qui vous permettra de filtrer vos tâches. Pour cela il suffit d’utiliser le signe @ dans la description de la tâche suivi par l’étiquette que vous voulez attribuer à votre tâche. Imaginons donc un projet Fournisseurs à suivre. Si vous créez une tâche intitulé Suivre la facture 123456789 de @Microsoft, vous allez créer une tâche dont l’étiquette est Microsoft. Si vous ajoutez une autre tâche, Suivre la facture 987654321 de @Apple, vous aurez créer une autre étiquette nommée Apple cette fois. Vous créez ainsi au fur et à mesure une liste de mots clés qui va vous permettre de filtrer simplement votre todo list. Et voilà qui nous amène à la troisième partie de Todoist : les filtres.
Les filtres vont fonctionner sur la base de mots clés qui vont filtrer vos tâches à faire en fonction de la date d’échéance que vous leur avait affectée, du projet auquel elles appartiennent, de la personne à laquelle elles sont attribuées, etc. Par exemple, vous pouvez créer un filtre En retard pour voir toutes les tâches que vous avez à la bourre pour votre travail. La syntaxe p:Travail & retard va répondre à cette demande. Ainsi, le préfixe p: va définir sur quel projet porte le filtre, l’opérateur & vous permet de mettre plusieurs conditions à votre filtre, la syntaxe retard permet de voir toutes les tâches dont la date d’échéance est déjà échue. Vous pouvez utiliser aussi des dates pour gérer les prochaines tâches que vous devez accomplir. Par exemple, je me suis créé un filtre dont le titre est Au travail, aujourd’hui et dont la syntaxe est p:Travail & aujourdhui.
Vous le voyez, le système de filtres de Todoist est à la fois puissant et très simple à prendre en main pour peu que l’on ait correctement renseigné et classé ses tâches. Parlons maintenant des créations de tâches en langage naturel. Imaginons que votre femme vous demande d’acheter des couches pour le mioche. Il suffira de taper Acheter des couches pour le moutard aujourd’hui à 17:00. Todoist va détecter les mots qui indiquent une date et une heure et les utiliser pour créer une échéance et un rappel. Si maintenant vous entrez, Remplir la fiche de présence des intérimaires tous les lundi à 09:00, Todoist créera une tâche récurrente qui se déclenchera tous les lundi matin et dont l’échéance sera fixée à 9 h. Ajoutez à cela le système d’étiquettes. Vous pouvez aussi décider d’affecter une priorité à chaque tâches créée. Il y a quatre niveau de priorité que vous pouvez appeler grâce au raccourci !! dans le libellé de la tâche. Ainsi Remplir la fiche de présence des intérimaires tous les lundi à 09:00 @todo !!1 va créer une tâche appelée Remplir la fiche de présence des intérimaires qui va se déclencher tous les lundi avec une échéance fixée à 9 h. Par ailleurs, cette tâche portera l’étiquette todo et aura la priorité maximum. Ce qui implique que !!4 renvoie à la priorité minimum.
Ces quelques lignes ne sont que de les fonctions les moins avancées de Todoist : le service gère aussi les fichiers joints, les transferts de mails pour créer des tâches, un système de tâches subordonnées. Si vous êtes plusieurs dans votre équipe à utiliser Todoist, vous pouvez affecter une personne à une tâche en particulier. La courte vidéo ci-dessous vous montrera la chose en action. Cerise sur le gâteau, Todoist est disponible absolument partout : sur le web, sur iOS (iPhone et iPad), sur Android, sur Windows 10 (desktop et Mobile) et sur OS X. Il existe même des plugins pour Outlook et Gmail pour vous aider à transformer vos emails à suivre en tâches ! Sachez pour finir que je ne vous ai même pas parlé de ce qui m’a rendu accro à Todoist à savoir Karma, leur système de « récompense » pour votre productivité ! Toutes les infos sont dispo sur le site officiel de l’application.
