Vacances : intégrez la tech dans votre organisation

Des bonnes et des mauvaises pratiques en vacances

Voici venir l’été et son beau temps. Voici venir aussi des vacances plus ou moins lointaines et la promesse de bons moments passés en famille ou entre potes. Le problème, c’est que les vacances, c’est chiant à organiser : on a souvent plein d’idées dont on oublie la moitié, faut penser à ce qu’on va amener. Si on prends des transports, faut pas oublier les billets, se renseigner pour savoir si l’avion ou le train sont en retard et où il faut embarquer. Et le pire… si vous ne partez pas seul, faut encore tenir tout le monde informé. Bref, c’est pas une sinécure. Sauf si vous utilisez les moyens techniques modernes qui sont à votre disposition !

On le sait : la technologie fait peur à l’utilisateur moyen : on a souvent l’impression de perdre plus de temps que d’en gagner. Mais souvent aussi, on se rend compte que cette perte de temps est plus le fait de mauvaises habitudes et d’une mauvaise idée qu’on se fait de l’outil. La première règle que vous devez retenir quand vous intégrez les moyens technologique à vos projets de vacances, c’est qu’il s’agit justement d’un outil. Il doit vous aider. Vous servir de support. Pas faire les choses à votre place. Nous allons voir trois points précis qui vous aiderons dans ce sens.

Laissez les choses importantes aux services qui vont bien

Que ce soit les réservations d’hôtel ou les réservations de vos voyages en train ou en avion, il n’y a rien de plus pénible que de devoir mémoriser leurs informations. Je sais pas si vous êtes comme moi mais j’ai tendance à vérifier trente fois l’heure de départ, la porte d’embarquement et ce genre de chose avant d’arriver enfin à embarquer. Pour me rassurer.

Sachez que plusieurs services se proposent de centraliser ces infos pour vous. Wipolo (en français) ou TripIt (en anglais) vont donc vous permettre d’organiser tous ces aspects. Quand vous recevez la confirmation de vos réservations ou les détails de votre billet par mail, transférez simplement ceux-ci vers l’adresse mail qui vous a été attribuée par le service. Quand vous vous connecterez à votre compte, vous pourrez voir que la plupart des renseignement ont été pré remplis par l’application qui vous fera une synthèse de toutes ces infos. Vous avez évidemment la possibilité de modifier les infos ou d’en ajouter comme bon vous semble.

Evidemment, ce genre de service n’aurait aucun intérêt s’ils n’étaient pas utilisables sur les mobiles. C’est le cas des deux services dont nous avons parlé plus haut : une app est disponible sur les OS les plus importants et vous enverront des notifications si votre moyen de transport est en retard et pourront même vous indiquer, dans certains cas, à quelle porte ou à quel quai vous devez vous rendre pour le prendre.

Le point ici est de centraliser toutes les infos importantes pour éviter de vous déplacer avec une foultitude de documents qui peuvent être facilement égarés. Et si vous n’avez pas de chances et que vous perdez votre précieux, vous avez toujours la possibilité d’imprimer les infos via les sites de ces services.

Ce que vous devez faire :

• Vous inscrire à l’un des services
• Transférer vos mails de réservation à l’adresse mail qui vous a été attribuée
• Télécharger l’application sur votre mobile

Votre mémoire a ses limites. Pas celle de votre carnet de note !

Il existe deux grosses applications qu’on définit trop souvent par le terme réducteur d’outils de prise de notes. Il s’agit de Evernote et de OneNote. Effectivement, si on s’en tient stricto senso au but premier de ces apps, elles ont pour but de vous permettre de prendre des notes. Mais, pour ma part, je préfère le terme de pense bête ! Et voici pour quoi : elles sont dotés de fonctions qui vous permettent d’agréger toutes vos idées, sous quelque forme que ce soit. Exemple.

Vous voulez vous faire une liste de choses à préparer pour les vacances ? Faites une liste dans le logiciel de votre choix, liste que vous doterez de cases à cocher. Chaque fois que vous avez fait quelque chose, cochez la case. Vous allez vous rendre très vite compte que c’est bien plus lisible qu’une liste manuscrite et raturée.

Vous êtes dans un magasin et vous voyez un fringue que vous achèteriez bien pour votre môme mais vous n’êtes payés que dans deux jours ? Sortez votre smartphone, photographiez l’objet du délit et envoyez la photo dans votre carnet de notes. 30 secondes montre en main.

Vous surfez sur le web en flânant sur les pages qui parlent de votre destination. Vous tombez sur une page qui parle d’une attraction qui a l’air super sympa ? Cliquez sur un raccourcis de votre navigateur pour envoyer cette page dans votre carnet de note.

Toutes ces informations, vous pourrez les classer par thèmes (préparatifs, réservations, A faire, A visiter) quand vous aurez un peu de temps.

Ce que vous devez faire

• Inscrivez-vous sur http://www.onenote.com ou sur http://www.evernote.com
• Téléchargez leur application sur votre smartphone.
• Installez les applications de bureau sur votre PC.
• Transférer vos mails importants à l’adresse mail qui vous a été attribuée pour Evernote ou à me@onenote.com pour OneNote.
• Utilisez le raccourcis fourni par le service pour envoyer la page que vous êtes en train de visiter sur le service de votre choix. Le web clipper de OneNote se trouve ici ; celui de Evernote, là mais se limite à Chrome, comme une sale feignasse ! 
• Consultez vos notes et organisez les comme bon vous semble.

Le mail, c’est le mal. Préférez-lui les outils de partage

Le mail est une technologie ancienne qui devient pénible à utiliser quand le nombre de courrier se multiplie. Si vous partez en vacances avec d’autres personnes, voici quelques exemples de trucs simples à mettre en œuvre et qui vont changer votre façon de vous organiser ! Parce que, c’est beau de vouloir penser à tout. Mais çà l’est encore plus de déléguer : on en sort moins stressé !

Utilisez votre calendrier. Tous les services de Webmail modernes donnent accès à une fonction de calendrier. Celle-ci, utilisée, vous dispense de vous promenez avec votre agenda mais surtout, elle vous permet d’organiser simplement des rendez-vous, des sorties et, donc, des vacances avec vos amis. Pour cela, il suffira de créer un évènement dans votre calendrier avant de noter le noms vos proches dans la partie prévue à cet effet. Les destinataires recevront un mail leur demandant s’ils sont d’accord. Un clic suffit pour qu’ils donnent leur réponse : positive, négative ou simplement proposer une autre date et heure. Votre calendrier à vous se met à jour en conséquence et vous indique qui a répondu et qui ne l’a pas fait ! Pratique ! Evidemment, votre agenda est consultable et modifiable sur votre smartphone une fois votre compte mail configuré. La synchronisation des données se fait donc en temps réel.

Partagez vos notes. Compléter un pense bête, c’est bien mais d’autres peuvent tomber sur des trucs sympas eux aussi ! Une fonction de partage est prévue et facilement utilisable. Vos contacts choisis recevront alors un lien pour accéder au carnet de notes et le compléter eux aussi !

Partagez vos photos. Des services comme Pictarine ou SimpleNeat permettent de créer des albums de photos collaboratifs où chacun des invités pourra poster ses clichés pour les partager avec les potos ! Même Facebook propose cette fonction pour ceux qui l’utilisent. Notons que Picasa vous permet également d’utiliser ce genre de possibilités.

Communiquez sans limite. On l’a dit, le mail a fait son temps. La messagerie instantanée est largement plus pratique à l’ère de la mobilité. Et là, vous avez le choix : WhatsApp, Viber, Line, Telegram, Skype, Hangouts ou iMessage, les services ne manquent pas. La seule chose que vous avez à faire, c’est vous mettre d’accord sur l’app à utiliser avec vos contacts. Notons que certaines comme IM+ regroupent plusieurs protocoles de messagerie instantanée pour que vous receviez tous vos messages au même endroit !

Voilà voilà. Je sais ce que vous vous dites maintenant : c’est bien joli la théorie mais dans la pratique, c’est probablement moins simple. Vous avez probablement raison : il y a un temps d’adaptation et d’apprentissage mais croyez-moi, il est bien moins important que ce que vous pensez. Et surtout, surtout… Quand vous aurez goûté à ce genre de fonctionnalités, l’organisation de vos vacances va prendre un tout autre goût et il deviendra difficile de s’en passer !